Sekarang pikirkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mencoba menguraikan email atau laporan yang ditulis dengan buruk. Tidak hanya membuat frustrasi dan menjengkelkan untuk membaca, tetapi tulisan yang buruk juga dapat menyebabkan miskomunikasi yang serius, kehilangan peluang, atau bahkan kecelakaan kerja.
Intinya di sini adalah bahwa keterampilan menulis yang baik berharga dalam beberapa cara. Mari kita lihat beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan keterampilan menulis bisnis Anda.
10 Cara Meningkatkan Keterampilan Menulis Anda
1. Berpikir Sebelum Anda Mulai Menulis
Sebelum Anda mulai menulis apa pun, berhentilah dan pikirkan apa yang Anda inginkan dan perlu katakan. Tanyakan kepada diri sendiri, "Apa yang orang ini perlu ketahui atau pahami setelah membaca email ini?"Anda juga dapat menggunakan "5 W + 1H" yang digunakan semua wartawan saat menyusun pekerjaan mereka:
Siapa : Siapa audiens saya?
Apa : Apa yang perlu mereka ketahui?
Kapan : Kapan ini berlaku, kapan ini terjadi, atau kapan mereka harus mengetahuinya?
Di mana : Di mana ini terjadi?
Mengapa : Mengapa mereka membutuhkan informasi ini?
Bagaimana : Bagaimana seharusnya mereka menggunakan informasi ini?
Anda juga perlu bertanya pada diri sendiri, Apakah saya benar-benar perlu mengirim email ini?
Hemat waktu Anda dan pembaca Anda dengan memastikan bahwa setiap email yang Anda kirim benar-benar perlu dan relevan.
2. Buatlah singkat
Tidak ada yang punya waktu untuk membaca email yang panjang. Jaga komunikasi Anda singkat dan to the point. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan meletakkan poin terpenting Anda di kalimat pertama.3. Selalu Profesional
Anda juga harus tetap profesional ini adalah tindakan penyeimbang. Cara yang baik untuk memeriksa kelayakan konten Anda adalah dengan bertanya, "Apakah saya akan merasa nyaman dengan ini jika berada di halaman depan koran besok pagi?" Jika ini membuat Anda merasa ngeri, lakukan beberapa pengeditan.4. Mempertahankan bahasa yang tepat
Jauhi bahasa gaul dan kosakata yang tidak tepat. Meskipun Anda tidak dapat menghindari penggunaan jargon bisnis, pastikan untuk membuatnya tetap minimal dan tetap menggunakan bahasa yang sederhana.5. Pastikan Anda menulis judul, nama dan jenis kelamin yang benar
Jika Anda tidak yakin tentang jabatan, nama atau jenis kelamin yang tepat, cobalah untuk menggunakan bahasa netral yang tidak akan memaparkan keraguan Anda, atau pastikan untuk mendapatkan informasi yang akurat sebelum Anda menulis dokumen.6. Berikan waktu yang cukup
Gaya bisnis cepat dan jelas, tetapi dokumen yang lebih panjang membutuhkan waktu yang cukup lama untuk diselesaikan. Jangan menulis terburu-buru. Pastikan untuk memulai lebih awal dan beri cukup ruang untuk tahap penelitian, penulisan, verifikasi, dan pengeditan.7. Bersikaplah sopan dan hormat
Batasi emosi Anda dan pertahankan tingkat komunikasi yang baik terlepas dari pokok bahasannya. Jika Anda berurusan dengan orang-orang dari cabang lain, Anda harus membawa konsep yang kompleks ke tingkat mereka dan menjelaskannya dengan bahasa yang sederhana.8. Jangan memberi terlalu banyak pilihan
Saat menulis, Anda perlu meyakinkan pembaca untuk menghubungi kembali Anda. Namun, jangan memberi mereka terlalu banyak pilihan pada akhirnya. Satu atau dua seharusnya cukup.9. Libatkan Pemirsa Anda
Menulis bisnis yang baik berarti melibatkan audiensi Anda dengan cepat. Memulai artikel Anda dengan kalimat pembuka yang menarik, mengajukan pertanyaan yang relevan, atau menunjukkan solusi untuk masalah meningkatkan peluang Anda meyakinkan audiens untuk terus membaca.10. Baca Lagi
Kebanyakan penulis membuat kesalahan dan kelalaian jauh lebih baik setelah mereka istirahat dari materi mereka. Berikan tulisan Anda beberapa waktu antara proofreading awal Anda dan untuk kedua kalinya mengedit pekerjaan Anda.Menulis bisnis adalah keterampilan yang dapat diambil oleh siapa pun, yang dibutuhkan hanyalah praktik. Dan bagaimanapun banyak latihan dan asah terus bakat yang pada diri kita, tetapi siapa pun dapat menulis dokumen bisnis singkat dengan bimbingan yang tepat. Ikuti kiat yang diberikan di atas dan Anda pasti akan meningkatkan gaya dan keefektifan dalam penulisan bisnis.
